在宅ワーク歴9年目にして思うリモート会議を行う際に注意したいこと

リモート会議で使うMacBook

リモートで会議をする人が圧倒的に増えたここ一年ではないでしょうか?ぼくは元々リモート主体で仕事をしていましたが、リモート会議は主宰する人によってオフラインの会議よりしんどい。

自分が主宰する時に、参加者にしんどい思いをさせたくないし、効率的に成果を上げるために忘備録としてまとめた「こんなリモート会議は嫌だ!」です。みんなで楽しく効率的に働けるために気をつけたい。

リモート会議で気をつけたいこと

リモート会議を行う際に、こうならないように注意していることです。3個該当したら管理者は見直しを、5個以上当てはまったら先はないので転職しよう。

  1. 時間になってもいない人多数
  2. 開始時間過ぎても雑談している
  3. 事前に資料が配られない
  4. 資料を読むことに時間を使う
  5. 議題が抽象的
  6. 具体案が出ない
  7. 前回と同じこと話している
  8. 会議の時間が1時間以上
  9. 終わりの時間が守られない
  10. 会議後に資料が更新されない
  11. 決定事項や変更点がチャットの長文で来る
  12. 電波の状況が著しく悪い

時間になってもいない人が多数

遅れて会議室へ駆け込む気まずさがないからなのか、リモート会議で遅れてくる人が多い気がするのはぼくだけでしょうか?

たった数分の時間を守れないということで失うかもしれない信用。オンラインだからって気を緩めることはしません。

あと時間過ぎてからの「入り方がわかりません」とかもなし。友達同士のオンライン飲み会じゃないんだから、そんなことは事前に確認しとけって話。それも仕事だろうが。

開始時間が過ぎているのに雑談している

ブレイクスルーを勘違いしているのかわかりませんが、おしゃべりするために集まっているのではなく仕事のために集まっています。人の時間を何だと思っているんだと言いたくなるやつ。時間になったら始めましょう。

事前に資料が配られない

会議資料は事前に目を通しておくだけで、議題への理解度や質問が明確になります。会議が始まる直前、もしくは始まった後に配られたら時間のロスです。会議中でなくてもできることは事前にやっておいて人が集まってくれた時間は話し合いに集中したい。「これ読んでおいてね」をするかしないかで会議の濃さは大きく変わると思う。

資料を読むことに時間を使う

配られた資料をそのまま読み出す人がたまにいます。読めばわかることに会議中の時間を使うのはやめたい。いい大人がそんな会議をやっちゃいかんだろう。あと何でもかんでも書いてある情報量の多いパワポ資料も辛い。

議題が抽象的

何について話しているのか、何について考えるのかが曖昧なやつ。取り扱う議題がないなら会議するのやめよう。

具体案が出ない

議題が抽象的だと「ではこうしましょう!」という具体案が出ない。会議後に「結局明日から何を頑張ればいいんだっけ?」となるやつ。時間の無駄。

毎回同じ話している

具体的な行動案が出なければ、そりゃ毎回同じ話することになるよなって感じの内容。

会議が1時間以上

本当に必要なことで緊急性のあることなら時間が長引くのは仕方ないですが、いろいろ考慮すれば短時間で片付けられる会議が多いと思う。時間をかけることでやった気にならず、会議後の作業で最大の成果を出すために会議にかける時間とそれに伴う疲弊は少なめにしたい。

終わりの時間が守られない

これ、会議に限らずあるあるだと思いませんか?始まる時間には厳しい人も、終わる時間には無頓着。平気で予定時間超えるのは見積もりの甘さなので、決めた時間で終わらせられる裁量を持ちたい。

「時間になりましたので抜けたい方はどうぞ」「早めに終わったけど時間が余っているので別の議題も」ってのも変な話。会議は時間になったら終わるものではないし、仕事だからと言っていつでも長引いていいわけでもない。

会議後の資料が更新されない

会議資料は案として配られるわけなので、会議後は決定事項や変更項目などを更新しないと意味がありません。会議を開催したことに満足しておしまい。来月も同じ話すると思う。

会議資料自体に価値はなくて、時間を使って話し合ったことをまとめたものに真の情報があり、それに基づく行動にこそ価値がある。

決定事項や変更点はチャットでお知らせ

何のための事前会議資料だったんだ!と思わされるやつ。チャットで長文とか、読みにくいし後から検索しにくいから絶対やめよう。

電波の状況が著しく悪い

場所に囚われず働けるようになったことでいろんな場所から会議に参加する人がいますが、電波が悪くて固まるとか、プツプツ途切れるとか、入退室を繰り返すとかネット環境を理由に会議の質落とすのNGだと思う。カフェとかファミレスのWi-Fiで仕事の会議に参加するとか信じられない。

ネットを使ってパソコン越しに仕事するなら、自宅には高速Wi-Fi、外出時はWi-Fiルーターがマナーだという考えです。

BroadWiMAXなら月額2,000円台で使えるので、いい仕事するためにネット環境は投資すべき。

まとめ

定期的にこの記事を振り返って、質の低い会議や、やって満足な会議になっていないか確認したい。会議をやること自体には意味がない。会議で決まったことをやることに意味がある。

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カンボジアの農村部に建設した小学校を遠くからサポートしながら、楽しいカンボジア生活を文章、動画、写真にして暮らしています。